Quand congés payés riment avec modalités !
Législation. À l’approche de la saison estivale, l’employeur doit planifier le départ en congés de ses salariés. Pour ce faire, il doit maitriser le calendrier et les règles imposées par le code du travail et la convention collective.
Les salariés bénéficient de 5 semaines de congés légaux par an pour une année complète d’acquisition. Les droits à congés payés sont acquis sur une période de référence. Celle-ci est fixée du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours, sauf dispositions conventionnelles contraires. C’est donc au 31 mai 2024 (pour la période de référence allant du 1er juin 2023 au 31 mai 2024) que l’employeur et le salarié sont en mesure de constater le nombre de jours de congés payés définitivement acquis.
L’acquisition se calcule par mois de travail effectif. Pendant la période de référence, chaque salarié acquiert 2.5 jours ouvrables de congés payés par mois, dans la limite de 30 jours ouvrables par an. Toutefois, il est possible de prévoir, par convention ou accord collectif, une acquisition sur une base de jours ouvrés, c’est-à-dire 2.083 jours ouvrés par mois dans la limite de 25 jours ouvrés par période de référence. La règle d’acquisition des congés payés est la même pour tous les salariés, quelle que soit leur durée du travail, la nature du contrat ou encore l’ancienneté.
La prise des congés
L’employeur est tenu à l’égard des salariés d’une obligation de sécurité de résultat en matière de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs dans l’entreprise. En conséquence, il doit veiller à ce que les salariés prennent au moins quatre semaines de congés par an. Ainsi, il doit offrir aux salariés toutes les conditions nécessaires pour qu’il puisse prendre ses congés. Dès lors, et sauf exception interne, le reliquat de congés, du salarié qui n’a pas pris tous ses congés, n’est pas reporté d’une année sur l’autre. Le compteur est remis à zéro au 1er juin.
La fixation de la période de prise des congés payés relève par principe du pouvoir de direction de l’employeur. Il peut organiser les congés par roulement ou décider de fermer l’entreprise et ainsi, fixer une période de fermeture collective. Si l’employeur fixe l’ordre des départs, il doit préalablement consulter les représentants du personnel. Il est également possible de prévoir les règles de départ en congés par accord collectif. L’ordre des départs doit être communiqué à chaque salarié un mois avant la date prévue. L’employeur ne peut imposer que quatre semaines de congés.
Le congé principal doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre. Sa durée est de douze jours ouvrables consécutifs au moins et de vingt-quatre jours ouvrables consécutifs au plus. La cinquième semaine de congés est prise à la discrétion du salarié sur la période souhaitée. Par ailleurs, le salarié peut bénéficier de congés supplémentaires pour fractionnement.
La détermination du nombre de jours de fractionnement dépend du nombre de jours de congés payés pris par le salarié en dehors de la période légale (1er mai – 31 octobre). Le nombre de jours de congés supplémentaires pour fractionnement est de deux jours au plus. L’employeur peut demander au salarié de renoncer à ses jours de fractionnement, tous les ans, individuellement, par écrit et avant la période.
L’indemnisation des congés
Lorsque le salarié est en congés payés, le calcul de l’indemnité due peut s’effectuer selon deux modalités : la règle du maintien de salaire ou la règle du dixième. C’est l’indemnisation la plus avantageuse qui profite au salarié. D’ordre général, la règle du dixième est privilégiée lorsque le salarié perçoit des primes ou lorsqu’il a subi une baisse de rémunération (réduction temps de travail par exemple). Les congés payés acquis mais non pris par le salarié au moment de la rupture de son contrat de travail, pour quelle que cause que ce soit, donne lieu au versement d’une indemnité compensatrice. Son calcul est identique à celui de l’indemnité versée durant les congés payés.
Certaines absences non-assimilées à du temps de travail effectif par la loi ou les dispositions conventionnelles, peuvent réduire le droit à congés payés. Récemment, la Loi DDADUE du 23 Avril 2024, prévoit que les périodes de congés pour arrêt maladie, accident du travail et maladie professionnelle, sont assimilées à travail effectif, au regard de l’acquisition des congés payés dans la limite des plafonds de 24 jours ouvrables pour les maladies non professionnelles et 30 jours ouvrables pour les accidents du travail et maladies professionnelles.
La gestion des congés payés n’est pas affaire de simplicité, votre expert-comptable est à vos côtés pour vous accompagner. Toutes les dispositions exposées ci-dessus sont prévues par le code du travail. Néanmoins, un accord d’entreprise ou, à défaut, une convention collective peut instaurer des règles spécifiques. De même, il n’est pas tenu compte des spécificités liées à l’adhésion à une caisse de congés payés (ex : BTP).