Systèmes de caisse et comptabilité

Depuis 2018, les logiciels de comptabilité et les systèmes de caisse doivent être sécurisés et certifiés par l’éditeur ou un organisme accrédité. Il s’agit de permettre le contrôle de l’administration fiscale, en particulier en matière de TVA. A défaut de système certifié, l’entreprise encourt une amende de 7 500 €. Sont soumises à cette obligation, les entreprises qui effectuent des opérations ne donnant pas lieu à facturation (c’est-à-dire des opérations effectuées avec des particuliers).

Sont visés, les logiciels ou systèmes de caisse enregistrant les règlements correspondants mais sans les transcrire automatiquement en comptabilité.
Ces logiciels ou systèmes doivent être certifiés et satisfaire à des conditions techniques précises (inaltérabilité, sécurité, conservation et archivage des données).
A contrario, l’administration admet de dispenser de l’obligation de certification les systèmes de caisse et logiciels qui déclenchent automatiquement et instantanément une inscription dans la comptabilité de l’entreprise.
La doctrine de l’administration fiscale sur les caractéristiques techniques des systèmes évolue régulièrement.
En décembre 2020, l’administration avait admis, par mesure de tolérance, que l’écriture dans la comptabilité puisse être réalisée par un batch quotidien (enregistrement régulier dans un fichier transcrit ensuite globalement en comptabilité).
Les systèmes effectuant une retranscription des données en comptabilité à partir d’un batch quotidien automatique et dont le contenu ne peut être modifié, pouvaient ainsi être dispensés de l’obligation de certification.
L’administration fiscale a supprimé cette tolérance depuis le 19 mai 2021. Les logiciels ou systèmes de caisse recourant à un traitement batch quotidien sont désormais soumis à l’obligation de sécurisation.
Bulletin officiel des impôts, BOI-TVA-DECLA-30-10-30